Da Excel al gestionale senza perdere i dati: il metodo in cinque passi

La paura più comune non è il prezzo: è "e i miei dati?". Dieci anni di clienti, impianti, listini e interventi stanno in tre Excel e in una chat. Il passaggio si può fare senza perdere niente, se si segue un ordine. Questo è l'ordine che uso, e che nell'avvio di iTER7 è compreso nel prezzo.

Passo 1: la mappa dei dati che hai davvero

Prima di importare, si elenca cosa c'è e dove: clienti (con quali campi), impianti o articoli, listini, interventi passati, documenti. Per ogni foglio si segna la colonna che identifica la riga (partita IVA, codice articolo, matricola). Il risultato è una tabella di una pagina: "questo foglio diventa questa cosa nel gestionale". Di solito emergono subito due o tre fogli che nessuno usa più: non si importano.

Passo 2: la pulizia, fatta dove i dati stanno

Doppioni (lo stesso cliente scritto in tre modi), date in formati diversi, celle unite, note nel campo sbagliato. Si puliscono in Excel, dove chi li conosce li riconosce, non nel gestionale. Regola pratica: un'ora di pulizia prima vale un giorno di correzioni dopo. Le anagrafiche dei clienti si deduplicano per partita IVA o codice fiscale; gli articoli per codice.

Passo 3: l'importazione in due tempi

Prima le anagrafiche (clienti, fornitori, articoli, impianti), poi le cose che le collegano (interventi, contratti, giacenze). Importare tutto insieme è il modo migliore per avere interventi appesi a clienti che non esistono. Nel primo passaggio si importa in un ambiente di prova e si guardano i numeri: quante righe entrate, quante scartate, e perché. Poi si corregge il file e si rifà: è normale farlo due o tre volte.

Passo 4: la verifica a campione, con chi conosce i dati

Non si controlla tutto: si prendono venti clienti a caso, dieci impianti, i cinque articoli più venduti e l'ultimo mese di interventi, e si confrontano con i fogli originali. Chi controlla è chi usa quei dati ogni giorno, non chi ha fatto l'importazione. Se il campione è pulito, il resto lo è con altissima probabilità; se non lo è, si è scoperto in un'ora e non fra sei mesi.

Passo 5: la formazione sui dati veri, non su quelli di esempio

La formazione si fa sui dati appena importati: il tecnico apre l'agenda e ci trova i suoi clienti, non "Mario Rossi". In sede, in tutto il Veneto, o da remoto. Un mese di assistenza ravvicinata dopo la partenza chiude il cerchio: le domande arrivano tutte nelle prime settimane.

Quanto ci vuole e quanto costa?

Per iTER7 l'avvio richiede circa due settimane e costa da 500 a 1.500 € una tantum, a seconda di quanti dati ci sono da importare e di quanti tecnici formare: comprende configurazione, importazione, formazione e il mese di assistenza. Il canone è per azienda, 99 o 199 € al mese, utenti inclusi. Il dettaglio è nella pagina quanto costa iTER7. Per un MES o un gestionale su misura il metodo è lo stesso; cambia la scala, e il piano di importazione fa parte del preventivo scritto.

Gli errori che vedo più spesso

• Importare "tutto lo storico" di dieci anni: rallenta tutto e nessuno lo guarda. Lo storico vecchio si conserva in un archivio consultabile, si importano gli ultimi due o tre anni.
• Non decidere chi è il padrone di un dato: se il listino vive nel gestionale, l'Excel del listino va chiuso il giorno dopo.
• Partire con tutti i moduli insieme: prima agenda e rapportini, poi il magazzino, poi la fatturazione. Ogni due settimane un pezzo in più.
• Fare la formazione prima dell'importazione: il giorno dopo nessuno ricorda niente, perché non ha lavorato sui suoi dati.

E i dati restano miei?

Sì, per costruzione: esportabili in ogni momento, e se vuoi il software sul tuo hosting. Il passaggio inverso, dal gestionale a un altro sistema, è possibile con lo stesso metodo. Chi ti dice che i dati "sono nel cloud" senza dirti come li riprendi, ti sta dicendo un'altra cosa. Le domande più frequenti sull'avvio sono nella pagina domande frequenti.

Il prossimo passo sensato

Non serve decidere oggi. 30 minuti gratuiti sui tuoi dati: ne esce un documento con i numeri di oggi, tuo anche se non prosegui. Le partenze sono a calendario, una per volta.