Gestionale a pacchetto o su misura: come scegliere senza pentirsi

La domanda arriva sempre nello stesso momento: quando Excel, WhatsApp e la memoria di tre persone non bastano più. E la risposta di chi vende è sempre la stessa: la sua. Qui il conto si fa al contrario, partendo da quanto costa il problema, e la scelta esce dai numeri.

Cos'è un gestionale a pacchetto, cos'è uno su misura, e qual è la terza strada?

A pacchetto: un prodotto con moduli standard, licenza per utente, configurazione entro i limiti del prodotto. Si parte in fretta, si paga ogni mese, ci si adatta. Su misura: un sistema costruito sui tuoi processi, di solito accanto a quello che hai già; si paga il progetto, il codice resta tuo, ci vogliono settimane. Prodotto pronto configurabile: la terza strada, quella che di solito manca nei confronti. Un prodotto nato per un mestiere preciso, con prezzo per azienda, che si configura sul tuo modo di lavorare in circa due settimane. Per le imprese di impianti è quello che fa iTER7.

Quanto ti costa oggi non avere niente?

Prima del prezzo, il costo del problema. Sono stime da demo, e in ogni azienda il numero è diverso: si misura in mezz'ora, sui dati veri.

• Un rapportino scritto bene costa 12-15 minuti; con quattro interventi al giorno sono circa quattro ore a settimana per tecnico. Dettato a voce scende a tre minuti.
• Un intervento a settimana non fatturato perché il rapportino non è tornato: con un ticket medio di 80 € sono oltre 4.000 € l'anno.
• In fabbrica: un reclamo ricostruito a mano da fogli separati vale mezza giornata di due persone; un audit senza tracciabilità vale giorni.

Quando il costo del problema supera il canone di un prodotto, la scelta diventa facile. Quando lo supera di dieci volte e il problema è tuo e di nessun altro, si comincia a parlare di su misura.

Quando conviene il pacchetto?

• Il tuo lavoro somiglia a quello per cui il pacchetto è nato, e sei disposto ad adattare il processo al prodotto.
• Gli utenti sono pochi e stabili: la licenza per utente non pesa.
• Non servono integrazioni con macchine, bilance, stampanti di etichette, firma sul telefono.
• Devi partire domani e accetti che i dati stiano su un portale altrui.

Quando conviene il prodotto pronto configurabile?

• Fai un mestiere preciso (idraulico, elettricista, termoidraulico, installatore fotovoltaico) e il prodotto parla la tua lingua: rapportino, furgone, manutenzione, fattura.
• Il prezzo per azienda cambia il conto: con tre tecnici o dieci il canone è lo stesso (99 o 199 € al mese, utenti inclusi, più un avvio da 500 a 1.500 €).
• I dati devono restare tuoi, esportabili, e senza vincoli pluriennali.
• Vuoi partire in circa due settimane, con l'importazione dei dati e la formazione in sede comprese.

Quando conviene il su misura?

• Il processo è tuo e di nessun altro: lotti, fasi, controlli, etichette, macchine.
• Hai già un gestionale che deve restare il padrone del flusso, e il nuovo sistema deve nascere accanto, non al posto.
• Gli utenti crescono con le postazioni, e la licenza per utente diventerebbe il costo principale.
• Servono integrazioni con bilance, banchi di collaudo, stampanti in reparto, documenti letti in automatico.

Il su misura fatto bene parte da moduli pronti: 62 moduli che si adattano in circa due settimane, poi le personalizzazioni a tappe, con una demo funzionante ogni due settimane. I contratti vanno da poche migliaia di euro a 50.000 e oltre, senza tetto, e il prezzo si fissa per iscritto dopo un mockup navigabile (da 1.500 a 3.000 €, scalati dal totale). Ne parla la pagina MES a pacchetto o su misura.

Un caso vero: l'impresa di impianti che ricopiava i rapportini la sera

Un'impresa di impianti in Veneto, pochi tecnici, tutto il lavoro passava da WhatsApp e da rapportini di carta ricopiati la sera. Il materiale sui furgoni si sapeva "più o meno". Non serviva un su misura: serviva un prodotto nato per quel mestiere. Con iTER7 il tecnico detta il rapportino a fine intervento, il cliente firma sul telefono, il PDF con la firma parte subito e la fattura elettronica esce dal rapportino. Ogni furgone è diventato un deposito con la sua giacenza. Il nome dell'azienda non c'è per riservatezza; il flusso è quello, e si può vedere in una demo di 30 minuti sui vostri interventi.

E il caso opposto: la linea di pacchi batteria

Una linea che assembla 7.500 pacchi batteria l'anno aveva test funzionali, fine linea e foto delle postazioni in tre sistemi separati: i difetti non avevano una storia. Nessun pacchetto copre quel flusso, e il gestionale doveva restare al suo posto. Il MES su misura è nato accanto: tracciabilità per seriale, eventi di difetto strutturati, passaporto digitale del pacco, statistiche per postazione. Lì il su misura non era una scelta di gusto: era l'unica strada. La pagina MES su misura per PMI racconta il metodo.

Le cinque domande da fare a chiunque, prima di firmare

1. Il prezzo è per utente o per azienda? Quanto costa al doppio delle persone?
2. Se smetto, i dati (e nel su misura il codice) restano miei?
3. Si integra con quello che ho, o lavoro in due programmi?
4. Chi conferma quello che il software propone, e resta scritto chi?
5. Posso vedere un caso con i numeri, anche anonimo?

Chi risponde a tutte e cinque senza cambiare argomento merita la seconda telefonata. Il resto delle domande, con le risposte brevi, è nella pagina domande frequenti.

Il prossimo passo sensato

Non serve decidere oggi. 30 minuti gratuiti sui tuoi dati: ne esce un documento con i numeri di oggi, tuo anche se non prosegui. Le partenze sono a calendario, una per volta.