Etichette di magazzino: cosa scriverci, barcode o QR, che stampante serve

Un'etichetta di magazzino serve a una cosa sola: far coincidere quello che c'è sullo scaffale con quello che dice il gestionale. Se la scansione non apre la scheda giusta, o se l'etichetta va riscritta a mano ogni volta, è solo un adesivo. Qui trovi cosa scriverci, che codice usare, che stampante serve e come si collega al software, con i numeri di tre magazzini veri che ho seguito: un impianto di trattamento rifiuti in provincia di Padova, un produttore di pacchi batteria e una lavorazione del legno.

Cosa scrivere su un'etichetta di magazzino?

Dipende da cosa identifica. Tre casi diversi, tre etichette diverse:

• Ubicazione (lo scaffale): un codice con fila, colonna e livello. Non cambia mai; cambia quello che ci sta sopra, e lo registra il gestionale a ogni spostamento, con ubicazione di partenza e di arrivo.
• Collo o lotto: codice del collo, codice del lotto, data, quantità o peso, più i dati che chiede il settore. Nell'impianto rifiuti l'etichetta di ogni big bag porta il codice CER con le classi di pericolo, il produttore, il numero del formulario, il peso, lo stato fisico e la data di conferimento.
• Bancale in uscita: articolo, codice EAN, lotto, quantità, data, e il codice che legge chi lo riceve.

La regola che vale per tutti: sull'etichetta va scritto in chiaro quello che serve a chi la guarda senza scanner, e nel codice quello che serve al software. Il resto sta nel gestionale, non sull'adesivo.

Barcode o QR code?

Tutti e due, sulla stessa etichetta, se servono a cose diverse.

• Barcode lineare (Code 128): è quello che leggono i lettori della logistica e della grande distribuzione. L'etichetta bancale da 100×100 mm della lavorazione del legno porta due codici GS1-128: uno con codice prodotto, lotto e quantità, l'altro con il codice univoco del bancale (SSCC), barre alte circa 21 mm.
• QR code: si legge con la fotocamera del telefono e può contenere un indirizzo. Nell'impianto rifiuti il QR apre direttamente la pagina delle lavorazioni di quel lotto; nel legno, sul bancale, un QR porta a una pagina pubblica di tracciabilità che il cliente apre senza account.

Il QR non deve contenere tutta la storia del lotto: deve contenere il modo di trovarla. Se domani cambia un dato, l'etichetta già attaccata resta buona.

Che stampante serve per le etichette di magazzino?

Per colli e bancali, una stampante termica per etichette. Le più diffuse parlano ZPL, un linguaggio di comandi che la stampante esegue senza passare da un PDF: è più veloce e stampa sempre uguale. Si sceglie la risoluzione (203 o 300 dpi) e il formato del rotolo.

Tre formati veri, scelti per l'uso e non a catalogo: 140×50 mm a 203 dpi con taglierina per i colli dell'impianto rifiuti, stampati su una termica industriale con emulazione ZPL; 85×55 mm per l'etichetta di lavorazione del legno; 100×100 mm per il bancale. Per pochi pezzi al giorno basta anche un PDF stampato dal browser: il gestionale li produce tutti e due.

Come arriva l'etichetta alla stampante se il gestionale è in cloud?

È il punto in cui molti progetti si fermano: il gestionale è su un server, la stampante è nella rete del capannone, e il server non la vede. La soluzione che uso è una coda di stampa con un piccolo programma sul PC di reparto:

• il gestionale prepara l'etichetta e la mette in coda;
• il programma sul PC chiede alla coda ogni 3 secondi se c'è qualcosa da stampare;
• manda l'etichetta alla stampante sulla rete locale e conferma al gestionale "stampata" o "non riuscita";
• ogni stampa resta registrata: si sa chi ha stampato cosa e quando.

Nell'impianto rifiuti quel programma è un unico file da circa 800 KB che gira anche su un PC con Windows 7, senza niente da installare, e parte da solo all'accensione. Nel produttore di pacchi batteria lo stesso schema funziona per postazione, con la stampante collegata via USB al PC del reparto.

Come si collegano le etichette degli scaffali al gestionale?

Con le ubicazioni. Ogni scaffale ha il suo codice (fila, colonna, livello) e il gestionale registra ogni movimento da un'ubicazione all'altra. Così la giacenza non è solo "quanti pezzi", ma "quanti pezzi e dove".

Lo stesso vale fuori dal capannone: in iTER7, il gestionale per impiantisti, un furgone è un magazzino con la sua giacenza, e il materiale usato in un intervento si scarica da lì.

Cosa succede quando si scansiona l'etichetta?

La scansione deve aprire subito il lavoro da fare, non una schermata di ricerca. Nei casi che ho seguito si scansiona con la fotocamera del telefono o del tablet, dal browser, senza app da installare:

• nell'impianto rifiuti si apre il lotto con i suoi colli: si selezionano, si registrano i pesi, si dichiarano i materiali in uscita;
• nel legno compaiono solo le operazioni possibili in quel momento (taglio, essiccazione, confezionamento, spostamento) e ognuna crea un lotto figlio, così la storia del pezzo si ricostruisce da sola;
• nei pacchi batteria ogni codice mostrato nel gestionale è cliccabile e apre la storia del pacco, delle celle e della scheda elettronica.

Due dettagli che evitano i guai: se l'etichetta è rovinata il codice si può digitare, e le etichette vecchie restano leggibili anche dopo che il formato cambia.

Serve un programma per disegnare le etichette?

Serve un modo per cambiare il layout senza chiamare il programmatore. Per questo ho scritto Mojito, un designer di etichette che gira nel browser: si trascinano testo, barcode, QR e logo, si vede l'anteprima fedele alla stampante, e il layout si salva come file. Il gestionale manda solo i dati variabili (lotto, seriale, peso) e Mojito produce l'etichetta, in ZPL o come immagine per le stampanti che lo ZPL non lo parlano. Stampa anche serie numerate in un colpo solo. È open source, con licenza AGPL-3.0: il codice è su GitHub.

Etichette adesive, magnetiche o elettroniche?

È una scelta di materiale, non di software, e dipende da quanto cambia quello che c'è scritto. Sui colli e sui bancali, che si muovono e poi escono, l'etichetta adesiva termica è la norma. Sugli scaffali, dove il codice dell'ubicazione non cambia, conviene un'etichetta resistente o magnetica se lo scaffale si riorganizza spesso. Le etichette elettroniche hanno senso quando il dato mostrato cambia ogni giorno, come un prezzo; per un codice che non cambia, un QR stampato fa lo stesso lavoro. In tutti i casi il codice deve portare al gestionale: è lì che sta il dato vero.

Da dove si parte?

Da un giro in magazzino con un telefono in mano: cosa si cerca, cosa si sposta, cosa si sbaglia più spesso. Da lì si decide cosa va sull'etichetta e cosa no. Se ti interessa come la stessa idea ha funzionato in tre settori diversi, leggi la tracciabilità dei lotti con QR in tre cantieri; per la parte di produzione c'è la pagina sul MES su misura per PMI.