I DDT e le fatture dei fornitori si caricano da soli nel gestionale che hai già. Tu confermi, e resta scritto chi

Ti riconosci in almeno due di queste?

Rispondi a mente, senza dirlo a nessuno.

• Ogni mattina qualcuno in ufficio ricopia i DDT del giorno prima riga per riga, e il magazzino "vero" è sempre in ritardo di un giorno.
• Le fatture fornitore arrivano in PDF e in XML, e il confronto con l'ordine si fa a occhio.
• Un lotto arriva con il DDT del fornitore e il numero di lotto finisce nel gestionale tre giorni dopo, o mai.
• Un errore di battitura su un prezzo di acquisto si scopre a fine mese, sul margine.
• Hai valutato un servizio in cloud che legge i documenti, e ti sei fermato quando hai visto che i documenti escono dall'azienda e si paga per pagina.

Se hai detto sì almeno due volte, il problema non sono le persone: è che il documento entra due volte, una sulla carta e una a mano.

Quanto ti costa davvero ricopiare i documenti?

Fai il conto sulla tua azienda, non sulla media. Stime da demo, da verificare sui tuoi documenti.

• Un DDT ricopiato bene sono 3-5 minuti: con 40 DDT a settimana sono da due a tre ore di una persona pagata per fare altro, più di 100 ore l'anno.
• Una riga sbagliata su cento: con 2.000 righe al mese sono 20 errori al mese, ognuno scoperto quando costa di più (inventario, margine, reclamo).
• Il ritardo di un giorno fra merce arrivata e magazzino aggiornato è un giorno in cui produzione e vendite lavorano su numeri vecchi.

Cos'è la lettura automatica dei documenti, e in cosa è diversa da un OCR?

Un OCR trasforma l'immagine in testo; poi tocca a una persona capire quale numero è il lotto e quale la quantità. La lettura automatica dei documenti (in inglese IDP, Intelligent Document Processing) usa modelli che leggono testo e impaginazione insieme, come LayoutLMv3, e restituiscono i campi già strutturati: fornitore, numero e data, righe con articolo, quantità, lotto, prezzo. La differenza con i prodotti a pacchetto è dove sta: qui dentro il tuo gestionale, sul tuo server, senza abbonamento a un altro programma.

Come funziona, in quattro passi?

1. Il documento arriva da email, da una cartella condivisa o da una foto fatta in accettazione con il telefono.
2. L'AI lo legge e abbina ogni riga agli articoli e all'ordine aperto del fornitore, segnalando le differenze (quantità, prezzo, lotto mancante).
3. Una persona conferma dalla schermata del gestionale: vede il documento a fianco dei campi proposti, corregge se serve, conferma. Resta scritto chi ha confermato e cosa ha corretto.
4. Il gestionale registra carico di magazzino, lotto e costo di acquisto. Da lì partono tracciabilità e controllo delle fatture.

Le correzioni servono a migliorare il modello sui tuoi documenti: i fornitori sono sempre gli stessi, e dopo le prime settimane le eccezioni calano.

Perché dentro il tuo gestionale, e non in un altro programma?

• I documenti restano in azienda: il modello gira sul tuo server o sul tuo hosting. Niente da spiegare nel registro dei trattamenti GDPR, niente fornitore terzo che vede i tuoi prezzi di acquisto.
• Nessun canone per documento: il costo è il progetto, non le pagine. Con 2.000 righe al mese la differenza si vede subito.
• La conferma umana è nel flusso, non in un portale a parte: l'AI propone, la persona conferma, e resta scritto chi. Vale anche per gli audit.
• Parte da un modulo già in produzione: la lettura automatica di documenti è uno dei 62 moduli pronti, che si adatta in circa due settimane; poi si personalizza sui tuoi fornitori.

Cosa serve in azienda?

Un gestionale con cui parlare (il tuo, qualunque sia: si integra accanto, non lo sostituisce), un server o un hosting dove far girare il modulo, e dieci documenti veri per la prova. Nessuna GPU, nessuna camera, nessun hardware dedicato: i documenti sono già digitali o si fotografano. Che accuratezza aspettarsi lo dice la prova sui tuoi documenti, non una brochure: la percentuale di campi giusti al primo colpo la misuri tu, fornitore per fornitore.

Quanto costa e quanto ci vuole?

Prima si misura, poi si costruisce, e il prezzo arriva dopo il valore.

• 30 minuti gratuiti sui tuoi documenti o sui tuoi dati: ne esce un documento con i numeri di oggi, tuo anche se non prosegui.
• Mockup navigabile in 15-20 giorni, da 1.500 a 3.000 €, scalati per intero dal totale se si prosegue.
• Preventivo scritto dopo il mockup, pagato a tappe con una demo funzionante ogni due settimane. Codice tuo, sul tuo server, con test e documentazione.

A giornate, per chi vuole il lavoro dentro il proprio team: da 700 a 900 € al giorno per AI applicata e sistemi industriali (tariffe di mercato, Assintel Report 2025). Niente canone per documento, niente canone per utente. Il listino completo.

Il passo giusto è piccolo: 30 minuti gratuiti con dieci documenti o un mese di dati veri. Se ha senso, un mockup navigabile che vedi prima di investire. Le partenze sono a calendario, una per volta.