Integrazione tra gestionali: far parlare i programmi che avete già, senza ricopiare i dati a mano

Per PMI di produzione, imprese di impianti e aziende di servizi con più programmi che non si parlano. Il gestionale che avete resta al suo posto: si aggiunge solo il collegamento.

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Integrare due gestionali vuol dire che un dato si scrive una volta sola e arriva da solo dove serve: l'ordine dal sito al gestionale, il DDT dal fornitore al magazzino, le ore dal reparto alla commessa. Il gestionale che usate oggi resta il padrone dei suoi dati; io costruisco il pezzo che li fa passare, con un registro di ogni passaggio.

Vi capita qualcosa di simile?

Lo stesso cliente è in tre programmi, con tre indirizzi diversi.
Gli ordini che arrivano dal sito o per email si ricopiano nel gestionale.
Il magazzino è nel gestionale, ma in reparto si lavora su Excel.
Per un report si copiano numeri da due programmi in un foglio.
Il fornitore del gestionale dice che il collegamento richiede mesi, o costa troppo.
Il programma è vecchio e non ha un modo ufficiale per scambiare dati.

Come si collegano due gestionali?

Dipende da cosa offre ogni programma. Le strade sono cinque, e spesso se ne usano due insieme:

API: se il gestionale le ha, è la strada più pulita. I dati si leggono e si scrivono con le regole del programma.
Database: se le API non ci sono, si leggono i dati direttamente dal database (per esempio SQL Server), prima in sola lettura.
File: Excel, CSV o XML messi in una cartella che il gestionale sa già importare. È lento ma sicuro, e funziona anche con programmi molto vecchi.
Email: ordini e documenti si leggono da una casella di posta, in sola lettura, e diventano dati.
Fattura elettronica: i file XML contengono già righe, quantità e prezzi; spesso basta leggerli invece di ricopiarli.

Come lavoro, passo per passo?

Valutazione gratuita: mi dite quali programmi usate e quali dati vorreste far passare; vi rispondo per scritto con una proposta e un preventivo.
Analisi in azienda, se serve: si guarda insieme da dove nasce ogni dato e chi lo usa. È la stessa consulenza dell'analisi dei processi aziendali.
Prima in sola lettura: il collegamento legge e confronta i dati, senza scrivere niente, finché i numeri tornano.
Poi la scrittura, un flusso alla volta: ogni passaggio resta in un registro, e se qualcosa non torna si ferma e avvisa invece di andare avanti.
Dopo la consegna: se il gestionale cambia versione, il collegamento si aggiorna; i test automatici aiutano ad accorgersene subito.

E se il gestionale non ha le API?

Succede spesso, soprattutto con programmi di settore che girano da anni. Si parte dal database in sola lettura o dai file che il programma sa già importare ed esportare. Prima di scrivere qualcosa nel gestionale si controlla con voi, e quando serve con il fornitore, cosa si può toccare: licenza e assistenza restano in ordine.

Qualche collegamento fatto

Un impianto di trattamento rifiuti: i conferimenti si leggono dal gestionale di settore, che continua a fare carico, scarico e RENTRI; la tracciabilità interna vive accanto.
Una linea di pacchi batteria: il MES lavora in lettura e scrittura con il gestionale esistente.
Un grossista di piante: le fatture dei fornitori arrivano per email; il prototipo le legge in sola lettura e prepara il file nella cartella da cui il gestionale lo importa.
Un'officina CNC: ore, commesse e macchine si leggono dal database SQL Server dell'azienda, e la bacheca di reparto lavora sopra.
Un calzaturificio: gli ordini dei clienti, in PDF, foto o email, diventano un file Excel pronto da caricare.
iTER7, il gestionale per imprese di impianti: ha API e un collegamento per assistenti AI, così gli altri programmi possono leggere e scrivere senza passare dallo schermo.

Serve l'AI per collegare due gestionali?

Di solito no: quando i dati sono già ordinati, basta un collegamento fatto bene. L'AI serve quando i dati arrivano in forme diverse, per esempio DDT e fatture in PDF o ordini scritti nel testo di un'email, e bisogna trasformarli in righe per il gestionale. In quei casi una persona conferma le righe incerte prima che entrino.

I dati dove finiscono?

Restano in azienda: il collegamento gira sul vostro server, con credenziali in sola lettura dove basta leggere. Se serve l'AI, i modelli possono girare su computer vostri, senza mandare documenti fuori dall'Unione europea.

Il prossimo passo

Se vi va, scrivetemi quali programmi usate e quale dato oggi ricopiate più spesso. Vi rispondo per scritto con una proposta e un preventivo, senza impegno. In sede in tutto il Veneto, da remoto nel resto d'Italia.

Raccontami la tua richiesta: valutazione e preventivo gratuiti.

Domande frequenti sull'integrazione tra gestionali

Si possono collegare gestionali di marche diverse?

Sì. Conta come ogni programma permette di leggere e scrivere i dati: API, database, file o email. Quasi sempre almeno una di queste strade c'è.

Serve che il gestionale abbia le API?

No. Le API sono la strada più comoda; senza, si usano il database in sola lettura o i file che il programma sa già importare.

Il fornitore del gestionale deve essere d'accordo?

Per leggere i dati di solito basta il vostro accesso. Per scrivere nel gestionale è meglio sentirlo, così licenza e assistenza restano in ordine: lo facciamo insieme.

Si rischia di rovinare i dati?

Il collegamento parte in sola lettura e scrive un flusso alla volta, solo quando i numeri tornano. Ogni passaggio resta in un registro, e se qualcosa non torna si ferma e avvisa.

Collegate anche il sito o l'e-commerce al gestionale?

Sì: ordini, clienti, listini e giacenze possono passare tra sito e gestionale, nelle due direzioni.

E la contabilità?

Resta nel gestionale che avete e dal commercialista. Il collegamento può portarle i dati che nascono altrove, come ordini e DDT, ma non sviluppo gestionali contabili.

Cosa succede se il gestionale si aggiorna?

Il collegamento si adatta alla nuova versione. I test automatici e il registro dei passaggi aiutano ad accorgersi subito se qualcosa è cambiato.

Quanto costa un'integrazione tra gestionali?

Dipende da quanti flussi e da come si collega ogni programma. La valutazione e il preventivo sono gratuiti; il lavoro si paga a tappe, con il prezzo scritto prima di iniziare.