Analisi dei processi aziendali: capire insieme come lavorate e dove un software può aiutarvi

L'analisi dei processi è una consulenza: passo un po' di tempo con voi e con chi fa il lavoro, seguiamo insieme un ordine o una commessa dall'inizio alla fine e prendo nota di dove il lavoro si inceppa. Poi vi suggerisco cosa si potrebbe migliorare, in base a quello che vi serve: a volte basta un piccolo cambiamento o un collegamento tra i programmi che avete già, a volte serve un software nuovo, e solo in qualche caso l'AI. Quello che emerge resta vostro, anche se poi decidete di non proseguire.

Vi capita qualcosa di simile?

• Le stesse informazioni si scrivono in due o tre programmi, o da un foglio al gestionale.
• Per rispondere a un cliente su una data di consegna o su un lotto ci vuole più tempo del dovuto.
• Il gestionale amministrativo c'è, ma in reparto o sui furgoni si usa poco.
• Ordini, DDT e fatture si ricopiano a mano.
• Si parla di AI, ma non è chiaro da dove cominciare.
• Alcune cose le sa fare una persona sola.

Come funziona, passo per passo?

1. Valutazione gratuita: mi raccontate la vostra richiesta e vi rispondo per scritto con una proposta e un preventivo. Fin qui non si paga.
2. In azienda: qualche chiacchierata con chi fa il lavoro (ufficio, reparto, tecnici), un ordine o una commessa seguiti insieme dall'inizio alla fine, i fogli e i programmi che usate ogni giorno.
3. La mappa: i passaggi di ogni processo, chi li fa e dove si perde tempo.
4. Le soluzioni: per ogni processo vi suggerisco cosa migliorare, in base a quello che vi serve. Spesso bastano regole, campi o un collegamento tra gestionali; l'AI (lettura dei documenti, assistente sui dati, previsioni) la propongo solo dove fa risparmiare tempo davvero. Con priorità e costi.
5. Decidete voi: se ha senso si procede a tappe, con una demo funzionante ogni due settimane; altrimenti vi tenete quello che è emerso.

Quando serve l'AI e quando no?

Dipende dal processo. Per ognuno si guarda com'è oggi, cosa si sistema senza AI e cosa aggiungerebbe l'AI, e si sceglie quello che serve. Alcuni esempi da lavori veri:

• Ordini dei clienti per email. Oggi si ricopiano nel gestionale. Senza AI: un modulo d'ordine unico e i controlli sui codici. Con l'AI: l'ordine si legge da solo e la persona conferma prima che entri nel gestionale.
• DDT e fatture dei fornitori. Oggi si ricopiano a mano. Senza AI: si importano i file della fattura elettronica dove ci sono. Con l'AI: lettura automatica di DDT e PDF, con conferma.
• Rapportini dei tecnici. Oggi carta ricopiata la sera. Senza AI: rapportino dal telefono con foto e firma. Con l'AI: dettato a voce.
• Date di consegna in produzione. Oggi il piano si rifà a mano a ogni ordine. Senza AI: pianificazione che rispetta turni, fermi e fasi. Con l'AI: previsione della domanda dallo storico degli ordini.
• Domande sui dati ("quanto abbiamo venduto a quel cliente quest'anno?"). Oggi risponde chi sa estrarre i dati. Senza AI: report fissi. Con l'AI: un assistente sui dati aziendali che risponde, con la conferma di una persona.

Spesso la soluzione senza AI basta: ve lo dico prima di spendere.

Il gestionale che avete si tiene?

Di solito sì. Gestionale amministrativo e contabilità restano dove sono; quello che costruisco si collega: legge e scrive con il gestionale di settore, con le fatture elettroniche, con i file Excel e con le API di chi le ha. In un impianto di trattamento rifiuti i conferimenti si leggono dal gestionale di settore, che continua a fare carico, scarico e RENTRI. In una linea di pacchi batteria il MES lavora in lettura e scrittura con il gestionale esistente.

Qualche lavoro fatto

• Un grossista di piante: circa 150 fatture di fornitori a settimana ricopiate a mano nel gestionale, circa 4 minuti l'una, quasi 480 ore l'anno. Il prototipo legge Excel, PDF e foto, controlla i conti, propone articolo e prezzo, e l'impiegato conferma solo le righe incerte. Gira sul processore che hanno già. Stima: tre quarti del tempo in meno, da verificare sulle fatture vere.
• Uno studio di ingegneria per il fotovoltaico nei condomini: lo stesso impianto si disegnava tre volte, in tre programmi, e ogni relazione costava circa 2 ore. Ora studio, business plan a 25 anni, ripartizione per millesimi e documenti per l'assemblea escono da un'unica scheda; l'AI legge il preventivo dell'installatore e propone i campi, e niente si salva da solo. In allestimento.
• Un calzaturificio: gli ordini dei clienti arrivano in PDF, foto o email; l'AI li legge (calzata, colore, quantità per taglia) e ne fa il file Excel pronto da caricare.
• Un'officina CNC: ore per commessa e per attività dal tablet, coda delle macchine, allerta quando le ore segnate non tornano con le timbrature, analisi delle ore per commessa e operatore. Qui l'AI non serviva: ho ripreso il sistema che avevano e l'ho allargato.
• Un'azienda che produce lamiere: pianificazione della produzione con simulazione "cosa succede se" e previsione degli ordini; l'ordine del cliente si legge con l'AI e precompila l'ordine di produzione, che una persona conferma. Prototipo per una proposta europea.
• Una linea da 7.500 pacchi batteria l'anno: MES con passaporto digitale del pacco. Sulla stessa linea, le saldature: difetti riconosciuti dalle foto con modelli di visione, studiati su oltre 23.000 foto reali, e istruzioni per risolverli che si adattano a chi è in turno. La proposta europea che ne è nata è stata valutata 12,3 su 15 (BattWISE, controllo qualità visivo con AI).
• Un impianto di trattamento rifiuti in provincia di Padova: tracciabilità di ogni collo con etichetta QR, collegata al gestionale di settore.
• Un'azienda del legno: lotti, distinta base e ordini di produzione, in sviluppo.
• Una catena di negozi di moda con sede e negozi affiliati: un solo gestionale per giacenze, vendite e documenti, in uso dal 2012 fino alla vendita della catena.
• Imprese di impianti elettrici e termoidraulici: commesse, sopralluoghi, magazzino del furgone, rapportino dettato a voce e fattura dal rapportino firmato.
• Un sito di notizie verificate: l'AI valuta ogni articolo su dieci criteri e il punteggio finale lo calcola il codice, sempre nello stesso modo. Prototipo.
• Un'azienda industriale con più sedi: pannello di sicurezza con assistente AI.

Alcuni da libero professionista, altri da dipendente o da capo del team di sviluppo: nei casi è scritto il ruolo di ognuno.

I dati dove finiscono?

Restano in azienda. Il software gira sul vostro server e, se serve, anche i modelli AI girano su computer vostri, senza mandare documenti a fornitori fuori dall'Unione europea. Prima di mettere l'AI si controlla cosa chiedono GDPR e AI Act per quel processo.

Il prossimo passo

Se vi va, scrivetemi in poche righe come lavorate oggi. Vi rispondo per scritto con una proposta e un preventivo: questa parte è gratuita, la consulenza in azienda invece si paga. In sede in tutto il Veneto, da remoto nel resto d'Italia. Per le consulenze di digitalizzazione a volte ci sono voucher camerali: vedi bandi e voucher per il software.

Raccontami la tua richiesta: valutazione e preventivo gratuiti.